Autor wpisu: singles, dodany: 23.03.2015 08:30, tagi: internet
Całkiem niedawno puściłem takiego oto tweeta:
Look mom, I just made myself a TODO "system". pic.twitter.com/Tjm6J2Mwhe
— Radek Benkel (@singlespl) December 1, 2014
Jedna z odpowiedzi sugerowała, że żartuję i robię sobie przysłowiowe jaja. Haczyk w tym, że wcale nie. Pokażę Wam w jaki sposób mam zorganizowane zarządzanie pocztą – a co za tym idzie – jak system TODO oparty na mailu idealnie się w to wpasowuje.
Dla tych z Was, którzy czytali „Getting Things Done” Allena metody te nie będą pewnie nowością. Mi ta książka nie podeszła, ale podświadomych inspiracji nie wykluczam :).
Zasada #1: Rzeczy w skrzynce odbiorczej czekają na akcję.
W pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że spora większość maili które otrzymuję wymaga jakiejś akcji:
- faktura – płacę + drukuję/archiwizuję/wysyłam księgowej
- pytanie o wykonanie usługi – odpowiadam/przygotowuję ofertę
- komentarz na GitHubie – odpowiadam (pytania bez odpowiedzi to zło)
- mail do kumpla z nowym popularnym video – odpowiadam, najczęściej jest to „widziałem” (chyba za dużo czasu spędzam na YT)
- zaproszenie na Li/FB – akceptuję (znajomi) lub odrzucam (ludzie których nie znam/rekruterzy którzy nawet nie przeczytali profilu)
- newsletter z pointer.io – dorzucam ciekawe artykuły do Pocketa
- potwierdzenie nadania przesyłki – zostawiam do czasu aż do mnie dotrze (czasami zamawiam sporo rzeczy i czasami można przypomnieć sobie o jednej po miesiącu)
- etc.
Nieistotne jest kiedy zajmiecie się danym mailem. Możecie korzystać z zasady „jeśli coś zajmuje mniej niż 5 minut, to zrób to od razu”, możecie zostawiać na potem. Ważny jest fakt, żeby leżał w skrzynce dopóki się nim nie zajmiecie.
Zasada #2: Jeśli coś nie wymaga akcji, wylatuje ze skrzynki odbiorczej.
Oraz jej rozwinięcie: mail na którego odpowiedziałeś i/lub nie wymaga od Ciebie akcji jest od razu archiwizowany/usuwany.
Ja usuwam – kosz najczęściej opróżniany jest po 30 dniach, tak więc jeśli dyskusja będzie się ciągnąć, to i tak będę miał dostęp do tego maila. Jeśli nie, to zakładam że nadawca przy następnym mailu dołączy kontekst.
Zasada #3: Do skrzynki odbiorczej trafiają także maile wychodzące.
Wyobraźcie sobie sytuację, że reklamujecie jakiś produkt wysyłając maila do sprzedawcy. Czasami można zapomnieć o tym, że sprzedawca miał nam odpisać. Jest na to prosty sposób – podczas pisania maila dodajcie siebie do BCC – tym sposobem mail trafi do skrzynki odbiorczej i nie zapomnicie. A dodatkowo dzięki temu, że przy każdym mailu widnieje data wysłania będziecie widzieć jak długo zajęła mu odpowiedź.
Jeśli długo nie dostajecie odpowiedzi, to już Wasza decyzja co zrobić z tym mailem dalej – jeśli odpuszczacie sprawę, to maila kasujecie albo nadajecie mu specjalną etykietę – patrz zasada nr #4.